Office Manager (F/H)Temps completContract type: CDIRémunération: EUR30000- EUR40000- annuelDescription de l'entrepriseQui sommes-nous ?Dans le TOP10 des Sociétés de Conseil en Ingénierie en France, le Groupe intervient sur des activités de services en management de projets industriels, supply chain, architecture et développement de systèmes numériques embarqués, applicatifs de systèmes d'information et d'Intelligence Artificielle dans des secteurs d’activité aussi variés que l’aéronautique, le spatial, l’automobile, le ferroviaire, les services, le luxe ou le retail…Créée en 1989, SCALIAN compte aujourd’hui plus de 5500 collaborateurs répartis dans 11 pays et 15 implantations en France pour un chiffre d’affaires de 550 millions d’euros. SCALIAN travaille pour des grands Groupes du CAC40 sur des projets en AT ou au forfait.Labellisée Great Place to Work, SCALIAN connaît une croissance de 20% chaque année.Pourquoi nous rejoindreParce que Scalian vous accompagne dans le développement de votre carrière : Programme d'onboarding complet sur 1 an avec votre manager et votre RH, programmes de formation personnalisés, communautés techniques, événements internesParce que Scalian favorise la Qualité de Vie au Travail : Certifications Great Place to Work® et Best Workplaces for Women, Prime de cooptation, prime vacances, Accord télétravail.Parce que Scalian développe une politique RSE concrète et ambitieuse : Mobilité durable, Actions environnementales, Accord Handicap et mission handicap avec temps dédié.Description du posteMissionVéritable pilier du fonctionnement quotidien de l’agence, l’Office Manager assure la gestion des services généraux, l’accueil et la coordination administrative du site. Il/elle contribue à la qualité de vie au travail, au respect des obligations sécurité/conformité et apporte un support opérationnel aux équipes business et management.Activités :1. Gestion des moyens généraux et de l’environnement de travailAssurer la gestion du courrier entrant et sortantPiloter les relations avec les prestataires du site (ménage, maintenance, sécurité, etc.)Suivre les incidents et demandes liés aux locauxOrganiser et optimiser les espaces de travail (bureaux, salles de réunion, espaces communs)Gérer les commandes et le suivi des fournituresAssurer l’interface avec les services généraux centraux2. Accueil et support logistiqueAssurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs externesGérer les badges d’accès et les registres visiteursCoordonner les livraisons et réceptions de colisOrganiser le support logistique lors des formations, audits, réunions clients ou événements internesVeiller à la qualité de l’expérience d’accueil sur site3. Sécurité, conformité et environnement de travailConstituer et suivre les dossiers d’habilitation des collaborateursGérer les plans de prévention internes et clientsAssurer le suivi des accès aux sites clientsSuperviser le suivi des équipements de protection individuelle (EPI)Mettre à jour les registres sécurité et les affichages réglementairesParticiper à l’organisation des formations santé et sécurité au travailContribuer à la prévention et au suivi de la sécurité incendieParticiper à la mise en œuvre des actions RSE au sein du site4. Animation de la vie d’agence et expérience collaborateurOrganiser les événements internes et temps conviviauxParticiper à la communication interne localeAssurer l’accueil et l’onboarding administratif/logistique des nouveaux collaborateursMettre en œuvre des actions favorisant la qualité de vie au travail (QVT)5. Support business et opérationsParticiper à la mise en forme de supports commerciaux et de présentationsApporter un support administratif dans le cadre des appels d’offresProduire et consolider des reportings et tableaux de bord pour les managersCoordonner la mise à disposition des équipements informatiques et téléphoniques lors des démarrages de missionQualificationsCompétences comportementalesExcellentes capacités d’organisation et de gestion des prioritésSens du service et bon relationnelPolyvalence et autonomieRigueur administrative et sens de la confidentialitéCapacité à coordonner plusieurs interlocuteurs et sujets simultanémentBonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, outils collaboratifs)Dynamisme et proactivitéEsprit d’équipeSens pratique et réactivitéCapacité d’adaptationOrientation solutionsInformations complémentairesQuelles seront les prochaines étapes ?Echange en visio avec l’équipe Talent Acquisition1er entretien avec la RRH2nd entretien avec le Responsable des sites#LI-CM4En cliquant sur le lien ci-dessus ou sur tout autre lien externe figurant dans cette publication, vous quittez ce site et accédez à un site web tiers dont les conditions d'utilisation et la politique de confidentialité s'appliquent.Lieu du posteGoogle Maps nécessite l'activation des cookies fonctionnelsJe suis intéressé(e)Je suis intéressé(e)Avis de confidentialité
